Kann der IT Netzwerk Spezialist ein Netzwerk aufsetzen, betreuen und supporten? Natürlich werden Sie sagen! Schliesslich gibt es genaue Anforderungen und Kompetenzen, welche erfüllt sein müssen. Wie steht es jedoch mit dem Rest Ihrer Angestellten? Wie kompetent sind die Mitarbeiter online und in der digitalen Welt des 21 Jahrhunderts wirklich? Haben Sie Anforderungskataloge und Kompetenzen definiert und welche sind das? Und wie kompetent sollten Ihre Mitarbeitenden denn sein, um marktfähig zu bleiben? Was heisst es, genau digital kompetent zu sein und wie kann ein Unternehmen sicher stellen, dass alle Mitarbeiter dem heutigen Stand entsprechen und für die Zukunft gesichert sind?
Moores Gesetz ad absurdum
Moore’s Gesetz besagte einst, dass sich das Potential der Datenverarbeitung jedes Jahr verdoppelt. Diese exponentielle Steigerung bedeutet, dass eine Micro SD Karte heute mehr Daten enthalten kann, als ein gesamter Computer von vor 10 Jahren. Ein iPhone hat 10 Mal so viel Rechenleistung wie die Computer, die NASA bei der Mondlandung benutzt hat. In dieser schnelllebigen Umgebung muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die digitale Sprache der heutigen Medien verstehen und anwenden können. Das spannende an diesem Gesetz: es wurde bereits von sich selbst überholt und das droht unter Umständen Ihren Mitarbeitenden – dass sie überholt werden.
Denn ob Mitarbeitende fähig sind, digitale Strukturen zu nutzen und deren Anwendung ausreichend verstehen kann mittels eines 5-Punkte Systems erkannt und erarbeitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass nicht jeder Mitarbeiter auf demselben Level sein muss. Ein Facility Manager muss nicht dieselben digitalen Kompetenzen aufweisen wie ein Sachbearbeiter im Kundendienst eines Software Unternehmens oder ein Webdesigner. Es muss deutlich gemacht werden, auf welcher Stufe sich ein Mitarbeiter befinden sollte, dann kann erarbeitet werden, wo noch Ausbildungsbedarf herrscht oder wo Kenntnisse, die bereits vorhanden sind gut genutzt werden können. Es ist die Aufgabe des Managements, dies zu erörtern, zu fördern und zu begleiten – hoffentlich nachdem sie selbst die eigenen Anforderungen und Kompetenzen geklärt haben. Gehen wir nun nachfolgend auf die einzelnen fünf Bereiche ein.
Der Umgang mit Informationen und Daten (1)
Die Datenverarbeitung ist ein weitreichender Bereich, der die meisten Unternehmen betrifft. Kaum eine Firma existiert, in welcher nicht Bedarf an umfangreicher Bearbeitung von vielfältigen Datensätzen (sei es Kundendateien, Abrechnung, interne Dokumente, Produktketten) besteht. Es ist wichtig, kompetente Mitarbeiter zu haben, die Daten schnell und ordentlich ohne Umwege speichern, ordnen, sortieren und verarbeiten können. So können Informationen recherchiert werden, neue Abläufe erstellt werden und Karteien kostengünstig gepflegt werden. Datenverarbeitung ist der Grundsatz eines jeden Ablaufs in der EDV. Jede Firma ist im Grunde genommen nur ein Netzwerk aus Daten, Informationen, und Wissen. Wenn diese Informationen nicht ordentlich verarbeitet und weitergeleitet werden können kann ein so genannter „Brain Drain“ entstehen – ein Wissensverlust.
Die Basis dieser Kompetenz ist sehr allgemein üblich – kaum jemand kann heute nicht Dinge in Suchmaschinen recherchieren und dann diese Information oder Datei auf dem PC speichern. Ein kompetenter Mitarbeiter kann hier durch systemische Abspeicherung und dem Erstellen von Backups hervorstehen. Wenn Mitarbeiter vorhanden sind, die komplexe Suchabfragen erstellen und so gezielt Ergebnisse finden können, oder Daten und Dateien in die gebrauchten Formate umwandeln können kann davon ausgegangen werden, dass diese Mitarbeiter eine hohe Kompetenz aufweisen. Diese Mitarbeiter sollten für komplizierte Recherchen genutzt werden.
Falls es an dieser Kompetenz mangelt können erfahrenere Mitarbeiter schnell und problemlos gegebene Wissenslücken füllen, da es sich hierbei nicht um eine weitreichende oder schwierige Disziplin handelt.
Die Kommunikation und Zusammenarbeit (2)
Wie kann eine neue Produktidee von der Planung bis zum Verkauf gebracht werden? Wie kann ein Problem gelöst werden? Wie wird eine Firma zusammen gehalten? Was macht eine Gruppe von einzelnen Teams mit individuellen Aufgabenbereichen zu einem erfolgreichen Unternehmen? Nur durch kompetente und rationell organisierte Kommunikation und Zusammenarbeit können Probleme schnell in Angriff genommen werden. Die digitalen Medien machen heute die interne und externe Kommunikation unglaublich einfach. Emails, VoIP Services (wie Skype), SMS, Chats oder Webseiten-Interfaces erlauben es, innerhalb von Sekunden mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten – egal wo sich diese Mitarbeiter befinden. Durch effektive Kommunikation und der Nutzung von korrekten Schnittstellen und Plattformen kann ein Unternehmen Missverständnissen, Konflikten und Problemen vorbeugen und gleichzeitig eine Atmosphäre herstellen, die der Ideenschaffung dient.
Mitarbeiter, die erfolgreich in der digitalen Welt kommunizieren können verstehen die Grundlagen wie Email, Skype oder SMS, können soziale Medien nutzen und haben Kenntnis von Plattformen zur Koordination (Google Docs etc). Kompetente Mitarbeiter verstehen darüber hinaus, online Funktionen wie e-Banking zu nutzen und können Dokumente und Informationen online teilen und in Teams bearbeiten. Darüber hinaus gibt es Mitarbeiter, die in online Kommunikation versiert sind und in allen Plattformen (Micro-Blogging, Chaträume, Videokonferenzen, App-Sharing) Kompetenzen aufweisen. Diese Mitarbeiter sollten in Bereichen wie Projekt Management und Kommunikation mit Kunden (z.B. über Social Media) eingesetzt werden.
Es gibt zahlreiche Kurse, die Kompetenzen in online Kommunikation anbieten. Jedoch ist es in diesem Bereich oft ausreichend, Mitarbeitern den Anreiz zu bieten, sich selbst in diesen Bereichen fortzubilden, oder Erfahrungen aus dem privaten Leben in die Arbeitswelt zu integrieren. Ziel muss es hier sein, einen flüssigen und barrierefreien Kommunikationsfluss zu schaffen, der allen die Arbeit und Kollaboration erleichtert.
Das erzeugen digitaler Inhalte (3)
Können Mitarbeiter, die ein Handbuch erstellen gut mit Textverarbeitungsprogramme, Internetprogrammen, Content Hubs und Social Media Plattformen etc umgehen? Sind Mitarbeiter, die in der Datenverarbeitung beschäftigt sind und Tabellen betreuen müssen noch auf tatsächliche Tabellen angewiesen oder wird der Datensatz bereits in einer Infographik aufbereitet? Das Erzeugen, Betreuen und Verwalten digitaler Inhalte ist in der heutigen Arbeitswelt das A und O. Kaum ein Produkt kann heute erstellt werden ohne dass es in einer digitalen Form geplant wird. Egal ob es sich um ein Architekten Büro handelt, dass mittels komplizierter Programme hochwertige Gebäudepläne erstellt oder um ein kleines Geschäft in der Nachbarschaft, das die Buchhaltung mittels Microsoft Excel führt, Firmen in der heutigen Welt müssen digitale Daten erschaffen können, die nicht nur abgelegt sondern auch kommuniziert werden können.
Die meisten Menschen haben heute zumindest eine grundlegende Erfahrung darin, Dokumente zu erstellen, oder Information in Tabellen einzufügen. Dies sollte in der heutigen Berufswelt selbstverständlich sein. Dokumente zu editieren, die von anderen erstellt wurden und einfache Änderungen an Einstellungen vorzunehmen, sollte ebenso kein Problem für die meisten Mitarbeiter darstellen, da diese Kompetenzen nicht nur im Berufsleben gebraucht werden, sondern oft im Privatleben erlangt werden, ohne dass es einer besonderen Schulung bedarf. Kompetente Mitarbeiter, die sich darüber hinaus für die Erstellung von Inhalten online interessieren können Blogs erstellen, kompliziertere Formatierungen in Sprachverarbeitungsprogrammen vornehmen und einfache Formeln in Tabellen nutzen. Ebenso verstehen diese kompetenten Mitarbeiter die Grundsätze von Programmiersprachen und können gegebenenfalls diese Sprachen einordnen und entziffern. Profis in diesem Bereich können nicht nur einfache Programme verwenden, sondern verstehen sich darauf, vielfältige Inhalte in zahlreichen Medien (Videos, Blogs, Vlogs, Apps) zu erstellen und zu programmieren. Diese Mitarbeiter sollten möglichst in kreativen Bereichen eingesetzt werden, wo sie mit ihren Kenntnissen das Branding der Firma professionell erscheinen lassen können und ein einheitliches Erscheinungsbild präsentieren können.
Um Mitarbeiter in diesem Bereich zu Profis auszubilden bedarf es einer weitreichenderen Schulung, da diese Kenntnisse (wie Programmierung) oft nicht gang und gebe sind. Mitarbeiter, die Interesse an diesen Kenntnissen zeigen können und sollten gefördert werden, da diese Kenntnisse nicht grossflächig gebraucht werden. Es genügt wenn es einige Mitarbeiter gibt, die diese Kompetenzen vollständig nutzen können und sie für deren Berufsausübung nötig sind. Der Rest der Mitarbeiter sollte sich auf einem durchschnittlichen Level befinden.
Das Thema Sicherheit (4)
Es sollte kaum Mitarbeiter geben, denen es nicht bewusst ist, dass die online Welt zahlreiche Sicherheitsprobleme mit sich bringt. Wenn Daten online nicht geschützt werden, können vielerlei Probleme für ein Unternehmen entstehen – vom Datenverlust bis hin zum Bruch des Datenschutzgesetzes. Daher ist es ungemein wichtig, dass die firmeninterne Datenschutzregelung und Firewall ordentlich geführt und gehandhabt wird. Hier darf es nicht an Professionalität und Know-How mangeln. Je nachdem wie sensibel die Daten sind, die das Unternehmen handhabt müssen Vorkehrungen getroffen werden, die die Sicherheit der eigenen internen Kommunikation sowie der Kundendaten sicherstellen.
Die Basis bilden hier Mitarbeiter, die verstehen, dass Daten geschützt werden müssen und begreifen, dass eigene PCs und PCs des Unternehmens stets mit einem Anti-Virus Programm versehen sein müssen. Ebenso verstehen alle Mitarbeiter zumindest im Prinzip, dass es Wege gibt diese Daten gezielt zu schützen und zu verschlüsseln. Wenn ein Unternehmen mit sensiblen Daten umgeht, sollten alle Mitarbeiter jedoch auf einem höheren Niveau mit problematischen Daten umzugehen wissen. Mitarbeiter die eine höhere Kompetenz aufweisen verstehen, dass Passwörter unterschiedlich sein müssen, oder erkennen, wenn Webseiten oder Kommunikationen verdächtig sind. Profis in diesem Bereich können Netzwerke gezielt schützen und Angriffen von Aussen vorbeugen. Mitarbeiter in der Cloud und System Administratoren müssen unbedingt die höchste mögliche Kenntnis und Kompetenz in diesem Bereich aufweisen und sollten einen Abschluss in diesem Bereich erlangt haben um kompetent zu sein.
Es ist unbedingt nötig, dass alle Mitarbeiter, egal auf welchem Level oder in welchem Berufszweig sie arbeiten auf jeden Fall die Grundlagen der Datensicherheit verstehen. Wenn hier Lücken bestehen muss dies gezielt trainiert und verbessert werden. Es darf hier keinen Mitarbeiter geben, der diese Grundsätze nicht versteht, da dies die gesamte Firma in Gefahr bringen kann. Es sollte regelmässig darauf hingewiesen werden, und Kurse oder Auffrischungsseminare sollten gegeben werden, sodass alle Mitarbeiter auf einem hohen Level diese Kompetenz besitzen.
Die integrierte Problemlösung (5)
Jeder Arbeitsschritt ist im Grunde genommen ein Problem, dass gelöst wird. Egal ob es sich um Produktentwicklung, die Bereitstellung eines Services oder um die Erstellung von Daten handelt – der heutige Arbeitsmarkt verlangt es jedem ab, jederzeit schnelle und gute Lösungen für ein Problem zu finden. Wie also kann diese grundsätzliche Kompetenz als eine digitale Kompetenz gewertet werden? Digitale Probleme entstehen, wenn Programme oder Prozesse nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Dies reicht von einem eingefrorenen Cloud Dienst auf dem Smartphone bis hin zu einer Produktionskette die fehlerhafte Produkte liefert und neu programmiert werden muss.
Jeder Mitarbeiter sollte inzwischen die Grundsätze des so genannten „Troubleshooting“ kennen: den Laptop oder das Programm neu starten, die neueste Version einer Anwendung aus der Cloud zu installieren. Dies sind Fähigkeiten, die oft auch im Privatleben Anwendung finden. Darunter fällt auch die Fähigkeit, digitale Lösungen für reale Probleme zu finden (z.B. einen digitalen Flyer zu erstellen und auf dem eigenen sozialen Netzwerk zu verbreiten). Eine höhere Kompetenz weisen Mitarbeiter auf, die bereits wissen, wie sie Anwendungen und Programme gezielt zur Problemlösung hin ändern und nur Programme nutzen die für die gewünschte Aufgabe gemacht wurden. Diese Mitarbeiter denken mehr digital, als real und finden für die meisten Probleme eine digitale Lösung. Mitarbeiter, die alle Probleme als ein digitales Problem interpretieren können und verschiedenste Anwendungen, Programme und Geräte nutzen können um Probleme in Angriff zu nehmen und ihre Kenntnisse immer auf dem neuesten Stand halten sind in diesem Fall die Mitarbeiter, die in der Produktion oder im Produktdesign gut aufgehoben sind.
Es sind oft nur wenige Mitarbeiter, die eine vollkommene digitale Problemlösung anstreben, und je nach dem Bereich in dem das Unternehmen tätig ist, ist dies auch nicht nötig. Hier sollten Interessen gefördert werden und Kompetenzen, die Mitarbeiter aus dem Privatleben haben mit in die Arbeitswelt integriert werden. Dennoch kann in vielen Bereichen eine digitale Herangehensweise an allgemeine Prozesse die Arbeit erleichtern und die Produktion beschleunigen.
Was bedeutet das für Sie?
Digitale Kompetenz erstreckt sich in alle Bereiche eines modernen und gut geführten Unternehmens. Sei es die Produktentwicklung und das Design, bis hin zur Kundenverwaltung oder dem Kundendienst. Jeglicher Aspekt kann digital in Angriff genommen werden und sollte durch Computerkenntnisse bereichert werden. Mitarbeiter verstehen im Allgemeinen sehr gut, dass in der heutigen Welt nur derjenige gewinnt, der sich auch aktiv in diesem Bereich fortbildet. Daher sollte es für das Management kein Problem darstellen, die Mitarbeiter zur Fortbildung zu motivieren.
Um zu erkennen, wo noch Bedarf zur Verbesserung besteht können Fragen gestellt werden, oder „Shadowing Sessions“ gemacht werden. Hierbei begleiten digital kompetente Mitarbeiter ihre Kollegen für einen gewissen Zeitrahmen um heraus zu finden, wo noch Wissenslücken bestehen oder wo noch Prozesse analog geführt werden, wo es bessere Möglichkeiten in der digitalen Welt gibt.
Es lohnt sich, hier in Mitarbeiter zu investieren, da viele Probleme schneller und günstiger gelöst werden können. So kann ein EDV Mitarbeiter sich auf wichtige Dinge wie Datenschutz und Systemadministration konzentrieren, wenn Mitarbeiter selbstständig kleine Digitalisierung Probleme in Angriff nehmen. Ein Designer kann bessere Kampagnen entwerfen, wenn seine Arbeit bereits durch das Verständnis und die Vorarbeit seiner Kollegen erleichtert wurde. Produktionsketten können besser laufen und die Kommunikation zwischen den einzelnen Teams kann die Arbeit des gesamten Unternehmens erleichtern.
Darüber hinaus ist das Verständnis, dass sich diese Kompetenzen immer weiter entwickeln wichtig. Diese Arbeit kann niemals stillstehen. Es ist unmöglich, eine Kompetenz in diesen digitalen Disziplinen für immer einfach zu „beherrschen“. Jemand, der noch vor 2 Jahren vollkommen über alle Bereiche Bescheid wusste, aber sich seither nicht mehr fortgebildet hat, hat keine Kompetenz mehr übrig, da sich die digitale Welt so schnell wandelt – Moore’s Gesetz lässt grüssen.
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